Электронный архив оптимизирует деятельность организации любого масштаба,
повысит производительность труда
и уменьшит финансовые расходы.
Электронный архив документов представляет собой систему структурированного хранения документальной базы в электронном виде. Он позволяет найти нужный документ за считанные минуты, значительно экономя время сотрудников и повышая производительность труда.
Почему надо использовать электронный архив в организации?
В деятельности любой компании однажды наступает момент, когда персонал понимает, что документооборот настолько велик, что поиск нужной бумаги из кипы документов иногда является настолько проблематичным, что отнимает все время и силы. И это хорошо, если бумага будет найдена.
Но, как показывает практика, зачастую требуется поднять отчетность, созданную не один год назад. Вот тут-то и начинается настоящая проблема. Если ответственные сотрудники скрупулезно не подшивали документальную базу и не складывали ее отдельно по категориям, то поиск может затянуться на часы.
Проблема усугубляется еще тем, что сотрудники могут меняться. Зачастую спросить, где может быть тот или иной документ становится уже не у кого. Как итог: отвлекаясь на поиск, работник не успевает сделать свою работу или делает ее, но не так качественно.
Перевод архива в электронный вид необходим:
Который сможет значительно сэкономить на содержании архива в бумажном виде и существенно снизить налоговые риски компании, возникающие из-за потери тех или иных данных.
Система электронного документооборота (СЭД) упростит работу при взаимодействии как внутри компании между подразделениями, так и с налоговой структурой. Она сэкономит время на поиск и копирование документов и навсегда избавит от таких ситуаций, как пропажа документов
Которая может быть уверена в сохранности документов и невозможности их передачи третьим лицам или уничтожения в корыстных целях.
СЭД позволит:
- создавать электронные документы на основе бумажных их вариантов путем сканирования, ручного ввода или передачи по электронной почте;
- в любой момент просматривать документы и распечатывать их;
- быстро найти нужные сведения, используя иерархический каталог или атрибуты документа;
- разграничить доступ к документальной базе в соответствии с правами сотрудников;
- обеспечить надежную сохранность информации с возможностью резервного копирования и исключения ее удаления;
- отслеживать всю историю изменений, вносимых в документы или операций, проводимых с ними;
- интегрировать документальную базу в уже существующие системы.
Электронный архив оптимизирует деятельность организации любого масштаба, повысит производительность труда и уменьшит финансовые расходы. В общем, сделает все для процветания компании и получения максимальной прибыли.
И самое главное — все данные в системе хранятся в исходном формате с возможностью их форматирования. При этом все промежуточные версии сохраняются. Можно также быстро восстановить всю информацию в случаях сбоя системы. Электронный архив также дает возможность работы с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно.
Формирование единой базы электронного документооборота связано с большим объемом работы, от результатов которого зависит:
- каким будет созданная база;
- будет ли она соответствовать потребностям компании;
- насколько оптимально будет использоваться программа, и какие ресурсы потребуются для обеспечения ее бесперебойной работы;
- сроки создания архива и стоимость услуги.
Организация электронного архива состоит из следующих этапов:
- Планирование функций, которые будет выполнять система для корпораций
- Анализ компании
Необязательно сразу внедрять весь электронный архив сразу. Можно начать с наиболее первостепенных задач, поэтапно обучая сотрудников работе с архивом и постепенно вводя следующие данные.
Оценка бумажного архива компании
Необходима с целью выявления документов, утративших актуальность и перевод которых в электронный вид нецелесообразен.
Процесс внедрения электронного архива состоит из следующих этапов:
- Подготовка документов и их массовое сканирование
Заключается в сортировке документальной базы, удалении скрепок и сканировании. - Индексация документов
Отсканированные документы поэтапно обрабатываются специалистами с целью их упорядочения по определенным признакам. - Перевод электронных документов в электронный архив
Сроки и порядок наполнения архива зависят от масштабов предприятия и его специфики.
Внедрение электронного архива предполагает не только техническую составляющую, но и подготовку персонала к новшеству. Необходимо обучить сотрудников, чтобы эффект от нововведения был заметен быстрее.
Важным вопросом при внедрении электронного архива является вопрос о том, как это сделать: собственными силами или с привлечением специалистов со стороны. Для многих компаний перевод документов в электронный вид является непозволительной роскошью, как временной, так и материальной.
Сама процедура перевода документов и наполнение архива может занять несколько месяцев. А если учесть, что сотрудники должны выполнять и основные свои обязанности, то процесс может затянуться на неопределенное время. Скорее всего, заниматься архивом придется и в нерабочее время – а это дополнительные расходы на материальное стимулирование работников.
Кроме того, перевод документов в электронный архив потребует специализированного оборудования и информационного обеспечения. Обычным сканером здесь не обойдешься. Нужна высокоточная машина, способная создать точные копии документы с сохранением всех печатей и подписей.
Обращение в нашу компанию сэкономит ваши деньги и время. Наши специалисты уже подкованы в создании электронных архивов, поэтому сделают это гораздо быстрее. Мы располагаем и необходимым информационным и техническим обеспечением. Вам нужно будет только оплатить наши услуги, а не тратить деньги на покупку оборудования, материальное поощрение и обучение сотрудников, аренду помещения для установки оборудования массового ввода.
Кроме того, в процессе внедрения могут образоваться и другие непредусмотренные статьи расходов, которые в совокупности составят сумму гораздо больше, чем фиксированная сумма по договору, заключенному с нашей компанией.
Помимо самого внедрения электронного архива вы получаете консультационную поддержку на всех его этапах и помощь в наполнении архива в дальнейшем.
Мы ценим каждого клиента, поэтому делаем свою работу оперативно и качественно. Ваша задача – предоставить нам всю документальную базу и четко поставить цели, остальное мы возьмем на себя. Вы можете спокойно заниматься текущей деятельностью, не заботясь о сортировке, сканировании, индексировании и переводе документов в электронный вид.
Со своей стороны мы гарантируем:
1. Максимальную оперативность.
2. Непревзойденное качество.
3. Строгую конфиденциальность.
Перевод документов в электронный вид
Бумажные архивы давно уже изжили себя как способ фиксации договоренностей, требований, фактов и рекомендаций. Они создают массу сложностей при хранении, требуют временных затрат для приведения в порядок и значительно замедляют любую деятельность. Современный подход к ведению документации предполагает перевод бумажных документов в электронный вид, что значительно облегчит их оформление, корректировку и дальнейшее использование.
Какие документы переводят в электронный вид
Преобразование в цифровой вариант допустимо для любых документов на бумажном носителе.
Наиболее востребованной эта процедура является в отношении бумаг следующих типов:
Перевод документов в электронный вид может осуществляться с применением разных методов и различных технических средств. Выбор варианта зависит от целей проводимой операции и перспектив дальнейшего использования.
Как производится трансформация в электронную версию
Существует несколько технологий создания электронных аналогов архивных документов. Подбор подхода осуществляется в зависимости от приоритетных требований к результату. Так, например, если стоит задача создать копии с печатями и подписями, достаточно иметь под рукой обычный сканер и сотрудника, умеющего с ним обращаться.
Но если перед компанией стоят более глобальные цели, например систематизация архива и текущих документов, обычным сканером здесь не обойтись. Крупным предприятиям с большим документооборотом требуется создание систем автоматизации, в том числе ECM (управление корпоративным контентом). И абсолютно всем организациям, чья деятельность предполагает ведение налогового и бухгалтерского учета, необходимо иметь возможность быстрого доступа и использования данных из удаленных во времени источников.
Для этого требуется многоэтапный подход:
- сканирование и оцифровка (улучшение качества);
- распознавание текста или меток, знаков, рукописных и рукопечатных символов (при вводе форм);
- восстановление формата документов;
- индексирование (классификация информации по ключевым словам и индексным полям).
На последнем этапе переведенные в электронный вид и отсортированные по категориям документы вводятся в общую систему документооборота с установленными настройками поиска, доступа и хранения. Это значительно ускоряет и упрощает работу с любыми данными, оптимизирует процесс делопроизводства и снижает вероятность ошибок.
Преимущества электронной документации
Делис Архив в Москве предоставляет услуги по преобразованию в электронный вид документации всех типов и объемов. Мы сотрудничаем как с крупными компаниями и организациями, так и с молодыми предприятиями. Огромный опыт, штат высококвалифицированных специалистов и развитая техническая база позволяют нам оперативно выполнять заказы любой сложности.
В результате полного переведения архивных бумаг в цифровую версию организации получат следующие преимущества:
- максимальный порядок в документации;
- простота поиска и быстрый доступ из любой точки мира;
- возможность использования шаблонов и корректировки, в том числе удаленно;
- сохранение конфиденциальности и гарантия сохранности, независимо от обстоятельств;
- возможность установления ограниченного доступа или его открытие только для определенных лиц;
- наличие единой базы.
Все это способствует оптимизации любых процессов, связанных с делопроизводством. Единая система управления позволяет ощутимо сократить временные затраты, снизить материальные расходы и сократить привлечение дополнительных трудовых ресурсов. Не говоря уже о том, что освобождение офиса от устаревших пыльных папок способствует созданию благоприятного климата, комфортных условий и рабочего настроения у коллектива.
Минэкономразвития предлагает весь документооборот перевести в цифровой формат. В том числе и бухгалтерию.
Минэкономразвития подготовил законопроект,который разместил на официальном сайте ,где ведомство предлагает ввести базовое регулирование долговременного хранения документов в электронном виде.Также законопроект предусматривает конвертацию электронного документа в иной вид без потери его юридической значимости. А также перевод бумажных документов в электронный вид и сохранения их как дубликатов. Законопроект подготовлен в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».
Минэкономразвития считает, что действующий порядок хранения документов в бумажном виде, когда сроки хранения в архивах достигают до 75 лет, приводит к значительным тратам организаций. Ведомство предлагает снизить тх путём перехода на электронное хранение.
То есть,если законопроект будет одобрен,то у организаций появится возможность создания дубликатов документов на бумажном носителе в электронном виде и дубликатов электронных документов на материальном носителе с сохранением дубликатом юридической значимости исходного документа;
Также предлагаемая инициатива обозначила введение общей процедуры создания дубликатов документов, при соблюдении которой юридическая значимость созданного документа будет сохранена как у дубликата,так и у исходника.
Для этого нужно будет соблюсти следующие критерии:
1. Дубликат должен быть создан тем же лицом, ранее подписавшим исходный документ, аккредитованным лицом или иными лицами, предусмотренными федеральным законом;
2. Полностью должны сохраниться содержание и форма (визуального представления) исходного документа;
3. Дубликат должен быть подписан усиленной электронной подписью или собственноручной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания);
4. Сократиться срок хранения исходных бумажных документов при создании их электронных дубликатов до одного года (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства РФ или нормативным актом Банка России), то есть Минэкономразвития предлагает перевести все документы в электронный вид, а бумажные экземпляры уничтожать через год после цифровизации, если иное прямо не установлено нормативными актами.
Также законопроект устанавливает требования к предпринимателям,которые занимаются деятельностью по созданию и хранению электронных дубликатов.
Предусматривается, что если законопроект будет принят в виде законодательного акта, то его будет распространяться на все юридически значимые документы, если иное не будет установлено иными нормативными правовыми актами. То есть станет возможным хранение в электронном виде следующих документов: согласия на обработку персональных данных, отзыв таких согласий; документы бухгалтерского учета; документы, создаваемые кредитными организациями; согласия на получение рекламы; договоры о присоединении сетей электросвязи; аудиторские заключения и др. Об этом сообщило Минэкономразвития на своем официальном сайте.
Цифровизация идёт полным ходом. Главное, чтобы не были утеряны данные или не было их утечки,как в кино. И мы не стали людьми буз прошлого и настоящего. Не стали никем.