Перевод документов на иностранном языке для российской бухгалтерии
Нередко бухгалтер организации в своей работе сталкивается с документами, оформленными на иностранном языке. В случае, если данные документы представляют важность для бухгалтерского учета и могут быть использованы в качестве первичных документов неизбежно возникают вопросы, связанные с их переводом на русский язык: в частности, кто именно уполномочен делать перевод документа, оформленного на иностранном языке; в каком объеме совершается перевод документа и пр.
Ответ на данные вопросы можно встретить в официальных разъяснениях фискальных органов.
НАПРИМЕР
Минфин России в Письме № 03-03-06/1/202 от 20 апреля 2012 г. рассмотрел вопрос о возможности сделать перевод документа, оформленного на иностранном языке, работником организации, владеющим иностранным языком, а не профессиональным переводчиком. Решение данного вопроса имеет принципиальное значение, поскольку первичный документ, о котором идет речь в письме, необходим в качестве оправдательного документа по налогу на прибыль.
Ситуация, которую рассмотрел Минфин РФ, заключается в следующем. Организация – общество с ограниченной ответственностью направляет работника в командировку за границу. По возвращении из командировки работник отчитывается, прикладывая к авансовому отчету оправдательные документы, составленные на иностранном языке. Поэтому возникает вопрос, может ли физическое лицо, владеющее иностранным языком, переводить подобные документы на русский язык для целей учета расходов на командировку работника по налогу на прибыль, в случае если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка?
Минфин РФ рассмотрел данное обращение и указал, что для отражения первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо, во – первых, иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке. Данный вывод обоснован ссылками на нормы действующего законодательства.
Согласно ст. 68 Конституции РФ государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.
В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации № 1807-1 от 25.10.1991 г. «О языках народов Российской Федерации» на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998 г. «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Кроме того, в соответствии с п.1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
С учетом вышеизложенного документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.
При этом, построчный перевод документа на русский язык, по мнению Минфина РФ, может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (учитывая контекст вопрос организации, при отсутствии диплома профессионального переводчика).
Таким образом, принимая во внимание правовую позицию Минфина РФ, можно сделать положительный вывод о том, что использование организацией в качестве переводчика собственных сотрудников, владеющих иностранным языком, существенно облегчает работу ее бухгалтерии и экономит время и, главное, денежные средства на профессионального переводчика.
В Письме № 03-07-11/11867 от 10.04.2013 г. Минфин РФ рассмотрел вопрос о необходимом объеме перевода документа для целей налогообложения по НДС. Данный вопрос Минфин РФ рассмотрел на примере авиабилетов.
Как указывает Минфин РФ, в продолжение позиции, выраженной в предыдущих письмах, реквизиты оформленного на иностранном языке авиабилета, необходимые для получения вычета по НДС, должны быть построчно переведены на русский язык.
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежат вычету. В случае если в соответствии с гл.25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения прибыли по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.
Согласно п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России № 34н от 29.07.1998 г., бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации — в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Поскольку исключений для электронных авиабилетов или иных замещающих их первичных документов, реквизиты которых составлены на иностранном языке, в законодательстве Российской Федерации не содержится, в случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на иностранном языке реквизиты, необходимые для применения вычета по налогу на добавленную стоимость, должны быть переведены на русский язык.
При этом перевод иной информации, не относящейся к применению вычета налога на добавленную стоимость (например: правил перевозки багажа, условий применения тарифа), не требуется.
О переводе на русский язык первичных учетных документов для целей налогообложения
Автор: Л. И. Баянова
Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Нужно ли переводить документ дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?
Как известно, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы.
Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Должен ли документ быть переведен дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета[1] документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Это подчеркивают и контролирующие органы: первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03-08-13).
По данному вопросу см. также Постановление ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010, где говорится о необходимости построчного перевода составленных на японском языке документов, подтверждающих командировочные расходы.
Как указал ФАС ДВО в Постановлении от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010, именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода.
При этом следует учитывать недавнее мнение Минфина, высказанное в Письме от 18.05.2017 № 03-01-15/30422, что фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие – из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.
Отдельного внимания заслуживает Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168, где говорится следующее. В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа).
Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки, при этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).
[1] Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
Как правильно перевести первичные учетные документы на русский язык
Минфин и некоторые суды считают, что перевод первичных документов с иностранного языка обязателен. Другие суды указывают, что законодательством такая обязанность не предусмотрена. Разберемся, всегда ли нужно делать перевод, кто вправе его делать, какие реквизиты документов переводить и как оформить перевод.
Нужно ли переводить первичные документы на русский язык
По правилам бухучета документирование имущества, обязательств и иных фактов хоздеятельности, ведение регистров бухучета и бухотчетности осуществляется на русском языке. При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны быть переведены.
Первичные документы являются подтверждают данные налогового учета. НК РФ не содержит требования о переводе документов. Однако Минфин указывает на необходимость переводить документы, подтверждающие данные налогового учета.
Суды также признают, что без перевода документов на русский язык расходы являются неподтвержденными. Такие выводы сделаны АС ДО, ФАС СЗО.
Вместе с тем ФАС МО указал, что налогоплательщик не обязан переводить документы и что инспекция могла приостановить проведение проверки для их перевода.
Чтобы исключить возможные споры с налоговым органом, рекомендуем заблаговременно обеспечить перевод первички.
Какие реквизиты нужно переводить на русский язык
Перевода требуют реквизиты, необходимые для признания расходов при расчете налога на прибыль. Например, в электронных авиабилетах это Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. А вот условия применения тарифа, правила авиаперевозки и правила перевозки багажа переводить не нужно.
Аналогичный подход Минфин и ФНС распространяют на применение вычета по НДС, в том числе по электронному авиабилету, оформленному на иностранном языке.
Документы, подтверждающие расчет прибыли КИК, должны переводиться на русский язык в части, необходимой для подтверждения расчета прибыли (убытка) КИК.
А вот фирменное наименование товара переводить не нужно, чтобы не нарушить права лицензионного правообладателя.
Кто должен выполнить перевод первичных документов
Одни суды считают, что переводить документы на русский язык обязан налогоплательщик. Другие суды отмечают, что в ходе выездной проверки налоговики могут предложить налогоплательщику представить перевод документов либо в соответствии со ст. 97 НК РФ самостоятельно привлечь переводчика. Представление документов на иностранном языке не препятствует проведению проверки, не является неисполнением требования представить документы.
Однако во избежание споров следует самостоятельно переводить все первичные документы на русский язык. Организация вправе сама решить, кому доверить перевод документов.
Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист организации.
В последнем случае перевод документов необходимо включить в должностные обязанности работника.
А вот перевод документов, подтверждающих рыночную стоимость имущества, по мнению Минфина, должен быть выполнен дипломированным переводчиком. Перевод следует нотариально удостоверить.
Как оформить перевод документов
НК РФ не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский.
Минфин считает, что перевод может быть выполнен и от руки. Его нужно оформить построчно на отдельном листе бумаги.
Если первичные документы составлены на иностранном языке по типовой форме, то достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем следует переводить лишь изменившиеся показатели документа.