Заверение документов в консульстве: процедура и причины отказа в легализации
Заверение документов в консульстве
Каждое государство имеет определенную территорию, на которой действуют законы этого самого государства, выдаются все необходимые для жизни человека и работы юридических лиц документы, регистрируются всевозможные акты гражданского состояния. За пределами территории государства действовать начинают совершенно другие правила, поэтому любая поездка за границу или подготовка и отправка бумаг за рубеж подчиняются особым требованиям.
Как известно, каждый шаг, связанный с возникновением прав и обязанностей, должен быть задокументирован. Любая покупка, любое изменение семейного статуса или места жительства сопровождаются бюрократическими сложностями, связанными с необходимостью оформления огромного количества справок, свидетельств и прочих бумаг, которые выдаются российскими органами власти.
Документ, выданный в пределах Российской Федерации, обладает юридической силой исключительно на ее территории, т.е. вывезти его, предварительно не изменив статус, не получится – он не будет иметь действия. Например, свидетельство о рождении, выданное Измайловским отделом ЗАГС города Москвы. При необходимости отправки ребенка на учебу в колледже Сент-Мартинс свидетельства, составленного на русском языке, будет недостаточно.
Для того, чтобы создать возможность обмена документами в пределах всех стран мира, была придумана процедура легализации, иными словами – процесс подтверждения законности и легальности выданных в России бумаг. Если речь идет о вывозе документации за рубеж, избежать ее не удастся.
Существует два основных способа легализации. Более простым является проставление специального штампа – апостиля – на оригиналах или заверенных копиях документа. Однако мы не можем самостоятельно определять, какой способ выбрать. Апостилирование возможно только в том случае, если принимающая страна на данный момент времени присоединилась к Гаагской конвенции 1961 года, упрощающей процедуру подтверждения подлинности бумаг.
А если процедура проставления апостиля неприменима, начинает действовать второй способ, а именно – консульская легализация, предполагающая собой непосредственное заверение документов в консульстве. Следует отметить, что самым основным правилом проведения данной процедуры является соблюдение территориального принципа. Дело в том, что такая процедура может быть осуществлена исключительно в том государстве выдачи документа. Однако это не означает, что, находясь за рубежом, человек столкнется с какими-либо ограничениями. Правила легализации позволяют обращаться за услугой не только владельцам справок и свидетельств: такое право есть у любого лица, если он на это уполномочен, например, доверенностью.
Консульская легализация является многоступенчатой и включает в себя:
· поход в нотариальную контору, где свидетельствуется соответствие копии подлиннику, а также точность его перевода на иностранный язык;
· обращение в Минюст, данный госорган уполномочен удостоверять оригинальность подписи нотариуса и его печати;
· обращение в консульский отдел МИД России, где, в свою очередь, свидетельствуется правильность печати / подписи должностного лица из Минюста;
· подача заявления в консульство того государства, для которого и оформляется необходимый пакет.
Заверение в консульстве документов – последний этап оформления, подразумевающий под собой обращение заявителя в консульство страны назначения, которое находится на территории РФ. Только после завершения этой стадии нужная бумага будет готова к вывозу за границу и ее представлению в компетентный иностранный орган.
Каждая стадия заключается в том, что уполномоченное лицо проверяет и подтверждает подлинность печатей и подписей лиц, осуществивших заверение ранее. И в Минюсте, и в МИДе, и в консульских департаментах имеются образцы подписей сотрудников, имеющих право удостоверять документы.
Как правило, бумаги из России подлежат легализации в форме копий, заверенных нотариально. Единственное исключение – образовательные документы, легализуемые в оригиналах.
Причины отказа в заверении в консульстве
Заверение в консульстве документов – официальная процедура, проводимая на государственном уровне, в связи с чем, существует ряд оснований для отказа в приеме бумаг или отказа в их легализации:
· невозможность осуществления процедуры по причине участия страны назначения в Гаагской конвенции; в этом случае заявитель должен обращаться именно за проставлением апостиля;
· бумаги не могут быть вывезены или использованы за рубежом (например, трудовая книжка или военный билет);
· на одной из стадий выявляется несоответствие имеющейся подписи образцам из архивов;
· в бумагах есть правки, наличие которых недопустимо (текст зачеркнут, замазан, бумага порвана или присутствуют приписки);
· представленный к легализации документ не прошит и не скреплен печатью (при имеющемся объеме более 1 листа);
· отсутствуют обязательные реквизиты;
· возникают иные обоснованные сомнения в подлинности представленных документов
Справочная информация о том, каким образом осуществляется заверение документов в консульстве, доступна любому заявителю, решившему пройти процесс данный процесс самостоятельно, на официальных порталах консульских департаментов в Интернете, на сайте Госуслуг; также возможно подать письменный запрос в МИД или Минюст, обратиться к ним по электронной почте или справочным телефонам.
Однако учитывая многоступенчатость процедуры заверения, боязнь многих людей вступать в непосредственные отношения с органами государственной власти, а также фактическую невозможность обратиться в консульство за легализацией, сегодня многие заявители предпочитают отдавать осуществление всего комплекса услуг по заверению в консульстве профессионалам.
Сотрудники Бюро переводов Кожевникова готовы предложить свою помощь в сопровождении заверения документов в консульстве, гарантируя достижение положительного результата с минимальными затратами со стороны клиента. Наш опыт позволяет утверждать, что взаимодействие с госорганами лучше доверять опытным специалистам и быть уверенным в том, что все будет оформлено качественно и в срок.
Как происходит легализация документов
Ликбез по вопросам легализации от бюро переводов «Прима Виста»: для чего нужна легализация, какие документы нужно легализовать и как оформить консульскую легализацию и апостиль в России?
Легализация документов и ее виды
Легализация — это процедура подготовки документа для подачи в другое государство. Когда вы предоставляете документ в другом государстве, принимающей стороне нужно убедиться, что он подлинный. Для этого и придумана процедура легализации: специальные штампы и отметки на вашем документе докажут, что документу можно доверять.
В каждой стране действует один из двух типов легализации:
- апостиль — специальный прямоугольный штамп единого образца, принятый в странах, которые подписали Гаагскую конвенцию (Великобритания, США, Германия, Франция, Испания, Италия и другие). Документы, на которых стоит такой штамп, будут признаны легальными во всех странах Гаагской конвенции. Апостиль подтверждает подпись того лица, которое выдало документ.
- консульская легализация — многоступенчатая процедура, при которой на переводе документа нужно последовательно проставить печати Министерства юстиции, Министерства иностранных дел и консульства той страны, для которой готовятся документы. Этот тип легализации действует во всех остальных странах, которые не подписывали Гаагской конвенции (за исключением тех, с которыми у России заключены двусторонние договоры о взаимопомощи, отменяющие легализацию). Консульская легализация документов понадобится для ОАЭ, Таиланда, Китая, Индонезии и других государств.
В каких случаях нужна легализация
Легализовать российские документы нужно тогда, когда они будут предъявляться в другом государстве (чаще всего, в официальных органах другой страны). Консульская легализация или апостиль могут понадобиться (в скобках даны типы документов, которые чаще всего нужно легализовать в этих ситуациях):
- для работы или учебы за рубежом (диплом, аттестат, справка о несудимости);
- для переезда на ПМЖ (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, справка о несудимости, выписки из банка);
- для оформления сделок за рубежом, в том числе купли-продажи (доверенность, выписки из банка);
- для регистрации брака в другой стране (свидетельство о рождении, справка о семейном положении, свидетельство о разводе);
- для получения наследства, оставленного за границей (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
- для ведения бизнеса за рубежом (учредительные документы юридического лица, выписки из банка, доверенности).
Как происходит апостилирование документов
Вся суть апостилирования сводится к получению заветного штампа «Апостиль». В России четыре организации, отвечающих за оформление апостиля для граждан: Министерство образования, Министерство юстиции, Министерство внутренних дел и органы ЗАГС. Подробнее о процедуре получения апостиля в каждой из них на примере Москвы можно прочитать здесь.
В целом схема оформления апостиля выглядит так: нужно оплатить госпошлину (апостиль — государственная услуга) и прийти с квитанцией, документом, удостоверяющим личность, и документом, который нужно апостилировать, в нужную инстанцию. Там ваш документ примут на рассмотрение, сличат подпись и, если всё нормально, проставят штамп. В установленный срок нужно будет прийти за своим документом и забрать его. Стандартные сроки оформления различаются в зависимости от типа документа: от 5 до 45 дней. На фото: апостиль на свидетельстве о браке.
Апостиль может проставляться на оригинал документа, на его нотариальную копию или перевод. О том, когда какой случай предпочтительнее, читайте здесь. Сама по себе процедура оформления апостиля не требует обязательного перевода документа, но в той стране, куда вы будете подавать документы, его в большинстве случаев потребуют дополнительно.
Как происходит консульская легализация документов
1. Консульская легализация документов всегда начинается с получения перевода документа. Выполнить его должен дипломированный переводчик, потому что этот перевод затем будет заверять нотариус, а он не заверит перевод, сделанный человеком «с улицы». Перевод документа выполняется на государственный язык той страны, куда будут подаваться документы. Некоторые страны (например, Таиланд) также принимают документы, переведенные на английский.
2. Следующий этап — нотариальное заверение перевода. На этом этапе нотариус своей печатью и подписью заверяет подлинность росписи переводчика.
3. После этого документы нужно подать в Главное управление Министерства юстиции РФ. Там проверят подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати. Если всё в порядке — на документе появится штамп и подпись сотрудника Минюста. Эта процедура займет около недели.
4. Затем документы подаются в Консульский департамент МИД РФ. Там будут заверять подлинность штампа и подписи, полученных вами в Минюсте. При положительном ответе вы получите подтверждение от МИДа в виде печати с подписью уполномоченного лица. Этот этап длится также около недели.
5. Последний этап — подача документов в посольство той страны, для которой и готовятся документы. Здесь сличают подпись уполномоченного лица из МИД РФ и оттиск его печати. Если всё нормально, на переводе документа появляется еще один подтверждающий этот факт штамп. Срок рассмотрения на этом этапе зависит от конкретного консульства.
Как видите, каждый этап вытекает из предыдущего, поэтому не получится поменять их местами или пройти одновременно. Вся суть процедуры сводится к последовательному получению подписей и штампов:
- Подпись переводчика
- Подпись и печать нотариуса
- Подпись и печать сотрудника Минюста
- Подпись и печать сотрудника МИДа
- Подпись и печать сотрудника иностранного посольства
Поэтому последняя страница перевода документа выглядит как собрание печатей и подписей. На фото: документ, прошедший консульскую легализацию для Китая.
Консульская легализация — государственная услуга, поэтому в МИДе РФ понадобится заплатить пошлину. Кроме того, каждая страна устанавливает еще и консульский сбор за эту услугу, он оплачивается в посольстве.
Как упростить процедуру легализации
Консульская легализация — сложная поэтапная процедура, да и в апостилировании при его кажущейся простоте есть свои нюансы. Ошибка при подаче документов грозит потерей времени, а иногда и денег. Уменьшить риск и сэкономить время и нервы можно, если обратиться к профессионалам-посредникам — в агентства переводов. Здесь выполняют весь комплекс услуг по легализации документов: перевод, заверение, апостиль, консульская легализация. В бюро «Прима Виста» клиенту достаточно прийти в офис с документами и обозначить задачу — вся «черновая» работа по оплате пошлин и хождению по мукам в инстанциях останется для вас за кадром.
Кроме того, в бюро переводов можно заказать ускоренное оформление апостиля или консульской легализации, чего не получится сделать при самостоятельной подаче документов. Стандартные сроки оформления документов при этом уменьшаются вдвое или даже втрое.
Легализация документов
Консульская легализация – это официальная процедура оформления документов для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Используется для того, чтобы российские документы имели юридическую силу за границей, например в Египте, Китае, ОАЭ, Саудовской Аравии и других странах.
Консульская легализация документов
Estimate Cost : 11000 Rub
Time Needed : 21 days
Порядок консульской легализации документов:
Можно сделать у любого российского нотариуса. Если нужно легализовать нотариальный документ, например, аффидавит, доверенность, согласие, то снимать копию не нужно.
Нотариальный перевод на иностранный язык.
Нотариальный перевод на язык той страны, куда предназначены документы. Выполняет профессиональный переводчик, после выполнения обязательно заверение подписи переводчика у нотариуса.
Заверение в Минюст РФ (Москва).
Министерство юстиции России заверяет подлинность подписи нотариуса или нотариусов, заверивных копию и перевод. К документу прошивается отдельный лист.
Заверение в МИД РФ (Москва).
Министерство иностранных дел России проверяет соответствует ли документ всем требованиям и ставит на обратной стороне свои отметки.
Заверение в посольстве (Москва).
Последний этап консульской легализации в России это заверение в посольстве той страны, для которой предназначены документы. У каждого посольства заверение выглядит по разному. Ниже для примера показаны образцы последних страниц документов, легализованных в посольстве ОАЭ и Китая.
Tools
Materials
Дополнительные требования зависят от посольства той страны, для которой делается легализация.
Стоимость и сроки легализации
Консульская легализация это многоэтапный процесс. Каждый этап подразумевает затраты на нотариальные услуги, нашу работу, государственные пошлины и консульские сборы:
- Нотариальная копия стоит примерно 100 рублей за страницу, делается за 1 рабочий день.
- Цена нотариального перевода зависит от документа, варьируется от 2000 до 4000 рублей, выполняется за 1-2 рабочих дня.
- Стоимость заверения в Минюсте примерно 2000 рублей, срок заверения 5 рабочих дней.
- Заверение в МИДе стоит примерно 2000 рублей + пошлина 350 рублей, срок легализации 6 рабочих дней.
- Заверение в иностранном посольстве стоит примерно 2000 рублей + у каждой страны различные пошлины и сроки легализации.
В среднем стоимость легализации одного документа составляет 10000-12000 рублей с учётом наших услуг и всех пошлин. Суммарное время оформления 2,5-3 недели.
Как видите окончательная стоимость и сроки легализации зависят от многих факторов: вашей ситуации, необходимого объема работ, количества документов и страны, для которой легализуются документы. Оставьте свою заявку и наш специалист отправит подробный расчёт по вашей ситуации.
Вопросы о легализации документов
Вопросы консульской легализации регулируются законодательством РФ.
Федеральный закон РФ от 5.07.2010 г. № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации», статья 27.
Консульское должностное лицо легализует составленные с участием должностных лиц компетентных органов государства пребывания или от них исходящие официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания.
Это значит, что российские документы, которые вывозятся за границу, подлежат консульской легализации, если между странами, где будет использован документ и нет международных договоров, отменяющих легализацию.
Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, раздел II, пункт 30.20.
Минюст России удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств.
Таким образом Министерство юстиции является официальным государственным органом, которое заверяет нотариальный перевод при консульской легализации.
Административный регламент Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по консульской легализации документов, раздел II.
Государственная услуга на территории Российской Федерации предоставляется Министерством (Департаментом).
Это означает, что на территории России легализацией документов занимается Министерство иностранных дел.
Легализация иностранных документов
Легализация документов должна выполняться только в стране, выдавшей документ независимо от вашего гражданства. Российские документы зарубежом считаются иностранными и не имеют там юридической силы, поэтому их нужно предварительно легализовать в Москве.
Аналогично по документам, выданным в других странах, их нужно легализовать в стране выдачи. К примеру, документы выданные в Эмиратах, можно легализовать только в ОАЭ, в России этого сделать не получится.
Есть страны, в которых отсутствуют посольства некоторых государств. Например, посольства Катара нет Финляндии и Эстонии, поэтому документы из этих стран легализуются через посольство Катара в Москве. Еще один пример: посольства Шри-Ланки нет в Беларуси, Армении, Молдове, Казахстане, Узбекистане, Грузии и Украине, поэтому документы из этих стран также легализуются через Москву.
Чтобы заказать консульскую легализацию оставьте свою заявку в форме ниже.