Перевод работников в обособленное подразделение: что учесть при оформлении
«Электронный журнал «Финансовые и бухгалтерские консультации», 2018, N 3
Нередко на практике возникают вопросы, связанные с переездом работников в новое обособленное подразделение компании. Проанализируем порядок оформления такого переезда.
Приведем условный пример. Общество, местонахождение которого — Москва, создало обособленное подразделение также в Москве. Возникла необходимость перевода части работников из головного офиса в новое обособленное подразделение. Рассмотрим, как должен быть квалифицирован такой перевод с точки зрения трудового права, а именно:
- необходимо ли оформлять перевод работникам, переехавшим в новый офис в пределах Москвы;
- требуется ли внесение изменений в штатное расписание общества в связи с созданием обособленного подразделения;
- обязательно ли издание приказа о создании обособленного подразделения в рамках одного города;
- какие риски несет работодатель в случае несоблюдения процедуры перевода работников.
Необходимость оформления перевода работников, переехавших в новый офис в пределах одного города
Трудовым законодательством закреплено два способа изменения места работы сотрудников в случае открытия нового обособленного подразделения: перевод и перемещение.
В соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ переводом на другую работу следует считать постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. При переводе работника обязательным является получение письменного согласия работника (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Перемещением работника считается его перемещение у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. Согласие работников на перемещение не требуется (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).
Согласно п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление ВС РФ N 2) под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Таким образом, в настоящее время в законодательстве существует правовая неопределенность, обусловленная двояким толкованием термина «структурное подразделение»: с одной стороны, это обособленные подразделения, расположенные как в той же, так и в другой местности (вне местонахождения юридического лица — филиалы и представительства), а с другой — это «административные» подразделения юридического лица, которые на практике фиксируются, в частности, в приказах о приеме на работу, переводе, об увольнении, а также в штатном расписании (например, администрация, бухгалтерия, различные департаменты и отделы).
Исходя из логического толкования можно заключить, что в ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ, говоря о переводе, законодатель имеет в виду и изменение «административного» подразделения организации, и изменение места работы, обособленного подразделения, в то время как в ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ, говоря о перемещении, законодатель имеет в виду только обособленное подразделение.
Как следствие, можно сделать вывод, что переезд части работников в новый офис может быть квалифицирован как перемещение при наличии следующих условий:
- у работника не изменились трудовая функция (например, бухгалтер, руководитель отдела кадров) и «административное» подразделение, в котором он работает (например, администрация, бухгалтерия), если такое подразделение указано в трудовом договоре;
- у работника не изменилось место работы (например, если новый офис находится в пределах Москвы, место работы в трудовом договоре — Москва);
- перемещение происходит в рамках одной местности (например, Москвы; п. 16 Постановления ВС РФ N 2).
Приведенное толкование положений ст. 72.1 ТК РФ подтверждается судебной практикой судов общей юрисдикции г. Москвы.
Так, в Определении от 15 июня 2010 г. по делу N 33-11570 Московский областной суд рассматривал следующую ситуацию: работница была переведена с должности ведущего специалиста отдела территориального планирования управления архитектуры, градостроительного планирования на должность ведущего специалиста отдела по обеспечению работы главы города и заместителей главы администрации управления по организации работы аппарата администрации без изменения трудовых функций и условий трудового договора с должностным окладом согласно штатному расписанию. Принимая решение, суд исходил из следующего: из содержания трудового договора усматривается, что наименование структурного подразделения в нем указано, следовательно, в данной ситуации перевод в иное структурное подразделение следует считать переводом, который возможен только с согласия работника. Согласие работника на перевод получено не было, в связи с чем данный перевод следует признать незаконным.
В другом деле Апелляционным определением Московского городского суда от 24 апреля 2017 г. N 33-13556/2017 оставлено в силе решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований истца (работника) о признании перевода в обособленное подразделение ответчика (работодателя) незаконным. Истец полагал незаконным перевод на другое рабочее место из обособленного подразделения гипермаркета, расположенного по адресу , в гипермаркет, расположенный по адресу . Перевод был произведен при отсутствии письменного согласия работника. Суд указал: «. не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, и принял во внимание, что по условиям трудового договора местонахождение рабочего места истца определено в г. Москве, новое рабочее место также определено на территории г. Москвы, то в данном случае имело место перемещение на другое рабочее место у того же работодателя, что в силу ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ не требует согласия работника».
В Апелляционном определении от 11 ноября 2016 г. N 4г/6-10799/16 Московский городской суд пришел к аналогичным выводам. Приказом ответчика (работодателя) «О перемещении на другое рабочее место» истец (работник) был переведен в обособленное подразделение. Разрешая требования о признании приказа о перемещении незаконным, суд установил, что ответчик имел право изменить рабочее место истца на офис ЗАО, поскольку в данном случае имел место не перевод истца на другую работу, а осуществлено перемещение истца у того же работодателя на другое рабочее место, во вновь созданное другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, при этом трудовые функции истца не изменились.
Таким образом, если в трудовом договоре место работы определено как Москва (без указания точного адреса), изменение места работы в пределах г. Москвы (при сохранении прочих условий трудового договора, в том числе «административного» подразделения) будет считаться перемещением в пределах одного населенного пункта.
Перемещение работников оформляется приказом о перемещении, с которым должны быть ознакомлены работники, что также подтверждается судебной практикой, в частности Определением Верховного Суда РФ от 18 июня 2010 г. N 25-В10-3.
Согласно абз. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о переводах на другую постоянную работу. Требований о внесении в трудовую книжку записи о перемещении работника в другое обособленное подразделение действующим законодательством не установлено.
Необходимость внесения изменений в штатное расписание общества в связи с созданием обособленного подразделения
Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Указанным Постановлением утверждена унифицированная форма штатного расписания, которая тем не менее не является обязательной в силу информации Минфина России N ПЗ-10/2012.
См. раздел «Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Постановления N 1.
Как отмечалось ранее, к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства и иные обособленные подразделения, а также отделы, департаменты и иные «административные» подразделения.
Исходя из буквального толкования положений, закрепленных в Постановлении N 1, штатное расписание является актом, который полностью описывает всю структуру общества, включая описание всех филиалов, представительств и иных обособленных подразделений, с одной стороны, и отделов, департаментов и иных «административных» подразделений — с другой.
Тем не менее действующим законодательством не установлен запрет на утверждение штатного расписания, которое содержит только «административные» подразделения, равно как и утверждение штатного расписания, которое одновременно содержит как «административные», так и обособленные подразделения.
Также возможно утверждение нескольких штатных расписаний (например, на уровне организации и на уровне ее филиалов (представительств)).
В силу ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Согласно ст. 20 ТК РФ работодателем является физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.
Исходя из приведенных норм закона, принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, отнесено законодателем к компетенции работодателей. Работодатель, в свою очередь, вправе делегировать право принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, от своего имени иным лицам с передачей им соответствующих полномочий. Например, работодатель может передать полномочия по принятию и утверждению локальных нормативных актов руководителям филиалов и представительств в рамках соответствующего обособленного подразделения, что должно быть указано в соответствующем положении об обособленном структурном подразделении и (или) в доверенности; филиалы и представительства могут утверждать свои локальные нормативные акты. Указанные выводы также подтверждаются судебной практикой .
Апелляционное определение Суда Чукотского автономного округа от 27 октября 2014 г. по делу N 33-173/14, 2-25/14.
Штатное расписание по правовой природе является локальным нормативным актом организации, что также находит подтверждение в судебной практике .
Постановления Двенадцатого ААС от 23 июля 2014 г. по делу N А57-13720/2013, Шестого ААС от 3 октября 2012 г. N 06АП-4530/2012 по делу N А04-4728/2011, Определение Приморского краевого суда от 8 декабря 2014 г. по делу N 33-10168/2014.
Таким образом, можно сделать вывод, что штатное расписание может утверждаться как на уровне общества, так и на уровне филиалов и представительств (отдельное штатное расписание общества, штатное расписание филиала (представительства)), если руководитель филиала (представительства) обладает соответствующими полномочиями.
В рассматриваемой ситуации обществом было создано обособленное подразделение, являющееся территориально обособленным от общества, по местонахождению которого оборудованы стационарные рабочие места. Исходя из прямого указания Постановления N 1, общество может внести сведения о таком подразделении в единое штатное расписание.
Тем не менее действующее законодательство не содержит положений, которые бы устанавливали ответственность за невнесение сведений об обособленном подразделении в штатное расписание.
Полагаем, что в целях исключения риска признания перемещения работников в новый офис переводом возможно включить в штатное расписание информацию об обособленных подразделениях с указанием адресов; в рамках таких обособленных подразделений возможно указание структурных подразделений (отделов, департаментов), которые являются аналогичными тем, что зафиксированы в трудовых договорах работников.
Необходимость издания приказа о создании обособленного подразделения в рамках одного города
В судебной и правоприменительной практике не выработано единого подхода к порядку оформления факта создания обособленных подразделений.
В соответствии с разъяснениями Минфина России признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. В целях налогообложения обособленное подразделение считается созданным с момента обустройства хотя бы одного стационарного рабочего места (письмо Минфина России от 28 июля 2011 г. N 03-02-07/1-265).
Приказ Минфина России от 5 ноября 2009 г. N 114н закрепляет перечень документов, необходимых для постановки обособленного подразделения на налоговый учет:
- заявление о постановке на налоговый учет;
- положение об обособленном подразделении либо распоряжение (приказ) о его создании — при наличии таких документов.
Приказ Минфина России от 5 ноября 2009 г. N 114н «Об утверждении Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента».
Таким образом, функционирование обособленного подразделения возможно и без издания приказа о его создании.
Тем не менее согласно Постановлению N 1 изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Таким образом, полагаем, что в целях внесения изменений в штатное расписание общества (для отражения в штатном расписании нового обособленного подразделения) необходимо издание приказа о создании обособленного подразделения.
Риски работодателя в случае несоблюдения процедуры перевода работников
Как следует из ст. 72, ч. 1 ст. 72.1, ч. 4 ст. 66, ст. 62 ТК РФ, основными документами, оформляемыми при переводе работников, являются согласие на перевод, дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ о переводе. После оформления указанных документов вносится запись в трудовую книжку о переводе.
Так как указанные документы являются обязательными, только после их оформления и ознакомления с ними работников перевод может считаться состоявшимся. Как следствие, отсутствие работника на новом месте работы по новому адресу до оформления перевода не может быть расценено как прогул, поскольку для работника такой перевод не является состоявшимся.
Поскольку в отличие от перемещения перевод осуществляется только с согласия работника, в случае отказа работников от перевода работодатель не может обязать их работать в новом месте.
Также следует отметить, что несвоевременное оформление перевода в случае выявления данного правонарушения является нарушением требований действующего трудового законодательства, за что предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) .
Решения Верховного суда Республики Бурятия от 20 сентября 2016 г. по делу N 21-290/2016, Свердловского областного суда от 3 ноября 2015 г. по делу N 72-1238/2015, Самарского областного суда от 29 октября 2015 г. по делу N 21-1384/2015.
По итогам анализа применимого законодательства и судебной практики можно прийти к следующим выводам:
- переезд работников из офиса в Москве в новое обособленное подразделение в Москве может быть квалифицирован как перемещение, только если у работников не изменялось структурное подразделение (отдел, департамент), указанное в трудовом договоре. При перемещении работников не требуется заключение дополнительных соглашений к договорам и внесение записей в трудовые книжки;
- создание обособленного подразделения в рассматриваемой ситуации может осуществляться как с внесением изменений в штатное расписание, так и без него. Действующим российским законодательством не предусмотрена ответственность за невнесение информации об обособленных подразделениях в штатное расписание;
- издание приказа о создании обособленного подразделения не является обязательным. Моментом создания обособленного подразделения может считаться дата начала фактического осуществления деятельности такого подразделения. Тем не менее издание приказа о создании обособленного подразделения необходимо в целях внесения изменений в штатное расписание общества;
- в случае несвоевременного оформления перевода работников не исключены риски привлечения общества и его должностных лиц (в частности, генерального директора) к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа до 50 000 руб.