Приказ о смене материально-ответственного лица
Формирование приказа о смене материально-ответственного лица необходимо в тех случаях, когда в организации возникает потребность переложить финансовую ответственность за имущество предприятия с одного работника на другого.
Материально-ответственные лица
Материально-ответственными могут быть сотрудники компании, занимающие совершенно разные позиции штатного расписания. К ним относятся:
Иными словами, все те, кто работает с финансовыми потоками предприятия, имеет в своем распоряжении и пользуется в работе товарно-материальными ценностями, являющимися собственностью организации, становятся материально-ответственными лицами.
Материальная ответственность на работников не переходит автоматически: для ее возложения, ровно как и для передачи ее от одного работника другому издаются соответствующие распоряжения.
Кому нельзя доверять
Ответственным с финансовой точки зрения лицом может быть назначен любой сотрудник предприятия, за исключением тех, кто ранее был судим за преступления, связанные с грабежами, кражами, хищениями и служебными злоупотреблениями.
По каким поводам происходит смена материально-ответственных работников
Поводом для смены материально-ответственного лица могут стать самые разные обстоятельства:
- увольнение;
- уход работника на длительный больничный;
- отъезд в командировку или отпуск;
- ненадлежащее обращение с вверенным имуществом, его порча, повреждение, преждевременный износ;
- прочие неблагоприятные факторы.
Форма документа
Стандартная форма приказа о смене материально-ответственного сотрудника на сегодняшний день на законодательном уровне не установлена.
То есть работники предприятий могут писать документ, исходя из собственных представлений о нем и руководствуясь потребностями организации. Единственное, что важно учесть – чтобы структура, состав и стиль приказа соответствовали нормам распорядительной документации.
Кроме того, если внутри компании есть свой шаблон документа, разработанный и утвержденный руководством, то ориентироваться при формировании всех прочих приказов нужно именно на него.
Оформление приказа о смене материально-ответственного лица
Что касается оформления, то тут составители приказа также вольны выбирать: делать его в рукописном варианте или печатном. Только во втором случае приказ надо распечатать. Для распечатки подойдет как простой лист бумаги, так и бланк с нанесенными на него реквизитами и логотипом фирмы.
Приказ делается в одном подлинном экземпляре. При необходимости он ксерокопируется и все дополнительные копии заверяются должным образом и передаются по месту назначения (например, начальникам структурных подразделений предприятия).
Кто должен подписать
Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.
Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.
Учет и регистрация приказа о смене материально-ответственного лица
Выпускаемые на предприятиях распорядительные акты, к которым относится и приказ о смене материально-ответственного лица, подлежат обязательному учету.
Для этого информацию об их издании необходимо фиксировать в специальном документе – журнале (как правило, лежит он или у секретаря или у другого ответственного работника). Сюда достаточно внести название и номер приказа, дату его выпуска. В случае надобности эти данные помогут не только доказать факт создания распоряжения, но и оперативно и без проблем его отыскать
Правила и сроки хранения
Оригинал документа, подписанный всеми заинтересованными лицами, должен храниться с соблюдением определенных норм. После ознакомления с ним всех сотрудников, бланк подшивается в папку к другим таким же бумагам и хранится там на протяжении срока, указанного в российском законодательстве или прописанного в локальных актах компании, в недрах которой он был сформирован.
После того, как срок хранения распоряжения закончится, его можно либо передать в архив организации, либо уничтожить (также с соблюдением установленного регламента).
Образец приказа о смене материально-ответственного лица
Подробное описание приказа о смене материально-ответственного лица не будет полным без примера, ознакомившись с которым вы без труда сформируете собственное распоряжение.
В самом начале бланка, посередине строки, напишите:
- название документа;
- его номер, дату и место (населенный пункт) создания.
После этого переходите к формулировке основной части. Сюда впишите:
- обоснование, т.е. укажите причину, по которой приходится производить смену материально-ответственных работников;
- ссылку на документ, в соответствии с которым проводится эта процедура (это будет основание для написания приказа);
- должность и ФИО работника, на котором ранее лежала материальная ответственность;
- сведения о том, к кому она переходит (аналогичным образом);
- дату, с которой новое материально-ответственное лицо принимает на себя финансовые обязательства;
- указание на передачу товарно-материальных ценностей, а также фиксацию этого мероприятия в соответствующем документе – акте приема-передачи;
- поручение отделу кадров о заключении с новым материально-ответственным работником дополнительного соглашения к трудовому договору;
- фамилию сотрудника, который должен будет следить за выполнением данного приказа.
В заключение собрать необходимые автографы.
Материальная ответственность
перевели на новую должность ,занимал её три месяца .подписал договор о материальной ответственности,при передаче материалов некоторые из них были на накладных под ответственное хранение за подписью кладовщика и бывшего начальника.ушел в отпуск,по окончании отпуска перевели на другую должность ,отработал вахту. теперь назначили инвентаризацию .зависли материалы которые мне бывший начальник передал по накладным ,кладовщица которая принимала у него материалы на мобильный склад под ответственное хранение уволилась ,кому всё передала неизвестно .бухгалтер при котором я принимал эти материалы в свой мат отчёт тоже уволилась .руководство говорит,что эти накладные ничего не значат, так они 2012 года. и недостачу надо выплатить. сумма огромная.если какой нибудь выход из сложившийся ситуации,как мне себя вести при инвентаризации и могут ли её провести без меня .
Здравствуйте, Никита! Ваш вопрос принят в работу. Для подготовки ответа потребуется некоторое время.
На какую должность на складе Вы были устроены? Начальником?
Согласно ст. 233 ТК РФ,
Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
В соответствие со ст. 238 ТК РФ,
Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя
Следуя ст. 239 ГК РФ,
Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
Статьей 243 ТК РФ предусмотрено:
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
Всего ТК РФ предусмотрено восемь оснований полной материальной ответственности (все основания, изложенные в ст. 243 ТК РФ, можно посмотреть здесь: base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=165886).
Процитированное — единственное, по которому работодатель не обязан доказывать причастность работника к недостаче.
Так вот в соответствие с «настоящим кодексом», как указано в ст. 243 ТК РФ, полная материальная ответственность возлагается на основании договора о полной материальной ответственности. В 244 статье ТК РФ определено:
Письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Такой договор с Вами могли заключить только при условии, что Ваша должность или трудовая функция указана в списке, приведенном в Постановлении Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной(бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (посмотреть можно здесь: http://goo.gl/NPIzfV).
В частности, как сказано в этом постановлении, такой договор можно заключать с работниками, занимающими следующие должности, максимально близко подходящими к тематике вопроса:
Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и / или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.
Либо (независимо от названия должности) с выполняющими следующие виды работ:
Работы: по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов.
Если должность, которую Вы занимали, или ранее выполняемая Вами работа не относится к перечисленным в постановлении, договор о полной материальной ответственности с Вами заключать было нельзя, а заключенный договор, соответственно, недействителен. И только по этому с Вас уже нельзя будет взыскать ущерб в полном объеме.
Но, как я понимаю, все-таки у Вас должность подходила для заключения договора о полной материальной ответственности (если не ошибаюсь).
Судя по тому, что Вы описали, Вы приняли ТМЦ от увольняющегося начальника склада. Относительно некоторых ценностей были накладные о принятии на ответственное хранение кладовщицей до Вашего утверждения в новой должности. Так вот, теперь самое главное. Этот товар Вы не приняли. До Вас этот товар приняла кладовщица, с которой также должны были заключить договор о полной материальной ответственности и за его пропажу ответственность несет только она — это первое.
Второе. В соответствие с общими положениями о материальной ответственности (ст. 239 ТК РФ), полная материальная ответственность исключается в случае неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
То есть если с Вас работодатель решит взыскать недостачу, в суде он должен будет доказать надлежащие условия хранения переданного Вам имущества.
если какой нибудь выход из сложившийся ситуации
Выход простой — никак не реагировать на требования. Пусть работодатель подает иск в суд и доказывает, что с Вами был правомерно заключен договор о полной материальной ответственности, обеспечены надлежащие условия сохранности имущества и то почему он не предъявил требования к кладовщице.
как мне себя вести при инвентаризации и могут ли её провести без меня .
инвентаризацию могут провести и без Вас. Но лучше присутствовать при ее проведении. По возможности, производить видеозапись (это не запрещено). В объяснительной обязательно, как минимум, написать, что «закон, локальные нормативные акты работодателя не нарушал, не согласен с тем, что обязан возместить убытки в полном объеме».
Материально ответственное лицо переходит на другую должность: как передать ТМЦ
В подобных ситуациях нужно учесть один важный момент — на одной штатной должности не может быть одновременно двух работников. Поэтому принять на работу нового работника в то время, когда завхоз еще не уволен (не переведен со своей должности), нельзя. Такие действия трактуются как нарушение штатной дисциплины.
Однако данная ситуация вполне решаема. Давайте посмотрим, как нужно правильно действовать. Поскольку эти лица не обычные работники учреждения, а материально ответственные лица, то при их приеме/увольнении действуют особые правила.
Материально ответственное лицо — это работник, которому доверены по характеру исполняемых им трудовых обязанностей подотчетные ценности и на которого на основании специальных постановлений либо заключенного договора возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный по его вине. В обязательном порядке полную материальную ответственность несут работники, с которыми в установленном порядке заключен договор о полной материальной ответственности.
В этом перечне предусмотрена должность заведующего хозяйством. Это значит, что с таким работником обязательно заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной указанным постановлением.
Учитывая этот факт, завхоз должен передать ТМЦ, за которые он несет ответственность, другому работнику учреждения (как правило, в пределах одной категории должностей), который также является материально ответственным лицом, или в крайнем случае — руководителю учреждения. Для этого составляют акт приемки-передачи ТМЦ от увольняемого лица другому работнику, с которым также должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Такой акт составляют в день увольнения «старого» материально ответственного лица.
Внимание! При передаче ТМЦ от одного материально ответственного лица другому обязательно проводят инвентаризацию на день приемки-передачи дел.
Для этого инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя, должна провести инвентаризацию всех ТМЦ, находящихся на ответственном хранении у увольняющегося материально ответственного лица.
Итак, понятно, что увольняющийся завхоз должен передать материальные ценности другому работнику учреждения.
Что же делать дальше?
После этого нового работника принимают в учреждение на должность завхоза и именно ему передают ТМЦ. Именно о таком порядке оформления материально ответственного лица рассказало Минсоцполитики в письме от 24.07.2013 г. № 8117/0/14-13/06.
Кстати, при этом следует снова провести инвентаризацию ТМЦ, поскольку в этом случае происходит повторная смена материально ответственного лица. Такую инвентаризацию проводят на день приемки-передачи дел и оформляют акт приемки-передачи. Этот акт составляют в день приема на работу нового материально ответственного лица.
Как видим, смена одного материально ответственного лица другим — не такое уж сложное дело. Главное — правильно оформить все документы.