Как правильно перевести первичные учетные документы на русский язык
Минфин и некоторые суды считают, что перевод первичных документов с иностранного языка обязателен. Другие суды указывают, что законодательством такая обязанность не предусмотрена. Разберемся, всегда ли нужно делать перевод, кто вправе его делать, какие реквизиты документов переводить и как оформить перевод.
Нужно ли переводить первичные документы на русский язык
По правилам бухучета документирование имущества, обязательств и иных фактов хоздеятельности, ведение регистров бухучета и бухотчетности осуществляется на русском языке. При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны быть переведены.
Первичные документы являются подтверждают данные налогового учета. НК РФ не содержит требования о переводе документов. Однако Минфин указывает на необходимость переводить документы, подтверждающие данные налогового учета.
Суды также признают, что без перевода документов на русский язык расходы являются неподтвержденными. Такие выводы сделаны АС ДО, ФАС СЗО.
Вместе с тем ФАС МО указал, что налогоплательщик не обязан переводить документы и что инспекция могла приостановить проведение проверки для их перевода.
Чтобы исключить возможные споры с налоговым органом, рекомендуем заблаговременно обеспечить перевод первички.
Какие реквизиты нужно переводить на русский язык
Перевода требуют реквизиты, необходимые для признания расходов при расчете налога на прибыль. Например, в электронных авиабилетах это Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. А вот условия применения тарифа, правила авиаперевозки и правила перевозки багажа переводить не нужно.
Аналогичный подход Минфин и ФНС распространяют на применение вычета по НДС, в том числе по электронному авиабилету, оформленному на иностранном языке.
Документы, подтверждающие расчет прибыли КИК, должны переводиться на русский язык в части, необходимой для подтверждения расчета прибыли (убытка) КИК.
А вот фирменное наименование товара переводить не нужно, чтобы не нарушить права лицензионного правообладателя.
Кто должен выполнить перевод первичных документов
Одни суды считают, что переводить документы на русский язык обязан налогоплательщик. Другие суды отмечают, что в ходе выездной проверки налоговики могут предложить налогоплательщику представить перевод документов либо в соответствии со ст. 97 НК РФ самостоятельно привлечь переводчика. Представление документов на иностранном языке не препятствует проведению проверки, не является неисполнением требования представить документы.
Однако во избежание споров следует самостоятельно переводить все первичные документы на русский язык. Организация вправе сама решить, кому доверить перевод документов.
Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист организации.
В последнем случае перевод документов необходимо включить в должностные обязанности работника.
А вот перевод документов, подтверждающих рыночную стоимость имущества, по мнению Минфина, должен быть выполнен дипломированным переводчиком. Перевод следует нотариально удостоверить.
Как оформить перевод документов
НК РФ не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский.
Минфин считает, что перевод может быть выполнен и от руки. Его нужно оформить построчно на отдельном листе бумаги.
Если первичные документы составлены на иностранном языке по типовой форме, то достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем следует переводить лишь изменившиеся показатели документа.
Как правильно перевести первичные учетные документы на русский язык
Минфин и некоторые суды считают, что перевод первичных документов с иностранного языка обязателен. Другие суды указывают, что законодательством такая обязанность не предусмотрена. Разберемся, всегда ли нужно делать перевод, кто вправе его делать, какие реквизиты документов переводить и как оформить перевод.
Нужно ли переводить первичные документы на русский язык
По правилам бухучета документирование имущества, обязательств и иных фактов хоздеятельности, ведение регистров бухучета и бухотчетности осуществляется на русском языке. При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны быть переведены.
Первичные документы являются подтверждают данные налогового учета. НК РФ не содержит требования о переводе документов. Однако Минфин указывает на необходимость переводить документы, подтверждающие данные налогового учета.
Суды также признают, что без перевода документов на русский язык расходы являются неподтвержденными. Такие выводы сделаны АС ДО, ФАС СЗО.
Вместе с тем ФАС МО указал, что налогоплательщик не обязан переводить документы и что инспекция могла приостановить проведение проверки для их перевода.
Чтобы исключить возможные споры с налоговым органом, рекомендуем заблаговременно обеспечить перевод первички.
Какие реквизиты нужно переводить на русский язык
Перевода требуют реквизиты, необходимые для признания расходов при расчете налога на прибыль. Например, в электронных авиабилетах это Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета. А вот условия применения тарифа, правила авиаперевозки и правила перевозки багажа переводить не нужно.
Аналогичный подход Минфин и ФНС распространяют на применение вычета по НДС, в том числе по электронному авиабилету, оформленному на иностранном языке.
Документы, подтверждающие расчет прибыли КИК, должны переводиться на русский язык в части, необходимой для подтверждения расчета прибыли (убытка) КИК.
А вот фирменное наименование товара переводить не нужно, чтобы не нарушить права лицензионного правообладателя.
Кто должен выполнить перевод первичных документов
Одни суды считают, что переводить документы на русский язык обязан налогоплательщик. Другие суды отмечают, что в ходе выездной проверки налоговики могут предложить налогоплательщику представить перевод документов либо в соответствии со ст. 97 НК РФ самостоятельно привлечь переводчика. Представление документов на иностранном языке не препятствует проведению проверки, не является неисполнением требования представить документы.
Однако во избежание споров следует самостоятельно переводить все первичные документы на русский язык. Организация вправе сама решить, кому доверить перевод документов.
Перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист организации.
В последнем случае перевод документов необходимо включить в должностные обязанности работника.
А вот перевод документов, подтверждающих рыночную стоимость имущества, по мнению Минфина, должен быть выполнен дипломированным переводчиком. Перевод следует нотариально удостоверить.
Как оформить перевод документов
НК РФ не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский.
Минфин считает, что перевод может быть выполнен и от руки. Его нужно оформить построчно на отдельном листе бумаги.
Если первичные документы составлены на иностранном языке по типовой форме, то достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели типовой формы. В дальнейшем следует переводить лишь изменившиеся показатели документа.
Как переводить первичку на русский, чтобы она подтвердила расходы
Как известно, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы.
Если документ составлен на иностранном языке, какие требования к его переводу на русский язык должны быть соблюдены, чтобы он смог подтвердить понесенные расходы? Должен ли документ быть переведен дословно? Кто должен осуществлять перевод – специализированная компания или это может сделать сотрудник организации?
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета [1] документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Это подчеркивают и контролирующие органы: первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, поскольку согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации официальное делопроизводство ведется на русском языке как государственном (см. Письмо ФНС России от 11.07.2012 № ЕД-4-3/11376@ вместе с Письмом Минфина России от 26.06.2012 № 03‑08‑13).
По данному вопросу см. также Постановление ФАС ДВО от 20.03.2012 № Ф03-912/2012 по делу № А04-4017/2010, где говорится о необходимости построчного перевода составленных на японском языке документов, подтверждающих командировочные расходы.
Как указал ФАС ДВО в Постановлении от 01.07.2011 № Ф03-2632/2011 по делу № А04-4017/2010, именно на налогоплательщике лежит обязанность переводить на русский язык представленные оправдательные документы на иностранном языке, если налоговый орган приостановит проведение выездной налоговой проверки для осуществления такого перевода.
При этом следует учитывать недавнее мнение Минфина, высказанное в Письме от 18.05.2017 № 03‑01‑15/30422, что фирменное наименование товара может не переводиться на русский язык, поскольку при переводе могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Однако тут должно быть соблюдено условие – из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов. В письме финансовое ведомство сослалось на пример из арбитражной практики – Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2006 № 17АП-7/06АК по делу № А50-7727/2006-А7.
Отдельного внимания заслуживает Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168, где говорится следующее. В случае выписки авиабилетов и иных перевозочных документов на английском или ином (кроме русского) языке в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли. Не требуется перевод иной информации, не имеющей существенного значения для подтверждения произведенных расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа).
Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена данная функция в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе от руки, при этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик (Письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/168).