Как провести реорганизацию структурного подразделения организации?
Ответ: Под реорганизацией структурного подразделения понимаются структурные и штатные изменения, связанные, в частности, с изменением количества подразделений, их наименований, вида деятельности, переводом и увольнением работников.
Реорганизация структурных подразделений может происходить путем слияния, присоединения, преобразования, выделения, разделения.
Обоснование: По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названий подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности работников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.
В процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, при проведении мероприятий по совершенствованию организационной структуры и повышению эффективности управления, оптимизации структуры управления или сокращению лишних звеньев управления структура организации может изменяться.
В таком случае происходит создание новых или изменение уже существующих подразделений. Реорганизация структурного подразделения подразумевает структурные и штатные изменения, связанные, в частности, с изменением количества подразделений, их наименований, вида деятельности, переводом работников из одного отдела в другой, сменой должностных обязанностей некоторых работников, увольнением работников и т.д.
Реорганизация структурных подразделений может происходить путем:
3) преобразования (переименования);
Особенности реорганизации структурного подразделения организации зависят от формы выбранной реорганизации отдела. Рассмотрим их на примере слияния, присоединения, преобразования.
Объединение отделов путем создания нового отдела (слияние)
Для улучшения взаимодействия между работниками организация может принять решение по объединению отделов. Если из нескольких отделов создается новый отдел, то должности некоторых работников могут быть сокращены (например, должность руководителя отдела), а должности остальных могут остаться прежними.
В таком случае для объединения отделов путем создания нового необходимо:
— разработать и утвердить положение о новом отделе (при необходимости) и должностные инструкции по вновь создаваемым должностям;
Если у работника в трудовом договоре не было указано структурное подразделение, то в этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или получать письменное согласие работника при объединении двух подразделений и переименовании структурного подразделения не требуется ( ст. 72.1 ТК РФ).
Также в этом случае не потребуется вносить записи в трудовую книжку работника и его личную карточку. Работодателю достаточно издать приказ об объединении подразделений и о создании нового структурного подразделения и ознакомить с ним работника под роспись ( ст. 22 ТК РФ);
При этом увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохраняется средний заработок за второй месяц трудоустройства. В исключительных случаях, если работник не был трудоустроен и в двухнедельный срок после увольнения обратился в органы занятости в целях поиска работы, по решению указанного органа ему выплачивается работодателем средний месячный заработок за третий месяц трудоустройства ( ст. 178 ТК РФ).
Объединение отделов путем присоединения одного отдела к другому (присоединение)
В ситуации, когда образование нового структурного подразделения проводится путем присоединения к одному отделу другого отдела, порядок, изложенный выше, применяется к работникам, которые переводятся в другой отдел. У работников отдела, к которому осуществляется присоединение, условия трудового договора не изменяются, в связи с чем изменения в трудовой договор не вносятся, за исключением случаев, если изменяются условия оплаты труда и иные условия трудового договора.
Смена наименования отдела (преобразование (без изменения должностей и трудовых функций работников))
Реорганизация структурного подразделения может происходить в том числе без изменений задач и функций отдела, должностных обязанностей работников. В частности, так может быть при реорганизации отдела путем смены его наименования.
Алгоритм действий при оформлении переименования отдела без изменения его задач и функций может быть следующий:
— подготовка проекта приказа о переименовании структурного подразделения и его подписание;
— ознакомление работников с приказом о переименовании структурного подразделения;
— внесение соответствующих изменений в Положение о структурном подразделении и штатное расписание;
— подготовка и подписание документов, вносящих соответствующие изменения в кадровую документацию, в которой упоминается наименование структурного подразделения, в том числе дополнительных соглашений к трудовым договорам, должностные инструкции и др.
Информация предоставлена справочно-правовой системой «КонсультантПлюс».
Переименование должностей и подразделений можно провести по соглашению сторон трудового договора
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Любови (г. Москва)
У нас в компании сменилась структура, а так же штатное расписание. Сменились департаменты на управления и изменились должности, но обязанности остались теми же. Как правильно оформить кадровые документы, приказы и запись в трудовую книжку?
Переименование должности и структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении было включено в трудовые договоры с работниками) означает изменение определенных сторонами условий трудового договора (абз. 3 ч. 2, абз. 2 ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ. Такое изменение может происходить либо по соглашению работника и работодателя, либо по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда (ст. 74 Трудового кодекса РФ). Из вопроса следует, что трудовая функция работников не изменилась вместе с переименованием должностей, а также они фактически не переходят в другие структурные подразделения. Значит, оформлять перевод в данном случае не потребуется.
Если переименование должностей и структурных подразделений происходит по соглашению сторон трудового договора, то нужно:
– издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. В приказе нужно привести обоснование для переименования должностей и подразделений, например: «совершенствование организационной структуры ООО «Альфа», «оптимизация управленческой работы» и т. п. До издания приказа целесообразно запросить письменное согласие работников, которых коснутся изменения (например, можно направить работнику уведомление, на втором экземпляре которого он выразит свое согласие с указанными изменениями);
– заключить с каждым работником, которого коснулись изменения, дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописать новое наименование должности. Изменить в трудовом договоре наименование структурного подразделения нужно в том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении было в него включено;
– внести изменения в штатное расписание;
– внести в трудовые книжки работников записи о переименовании должности и структурного подразделения. Сформулировать их можно, например, так: «Должность «начальник юридического департамента» с 01.08.2013 переименована в «руководитель управления по юридическим вопросам», «структурное подразделение «юридический департамент» с 01.08.2013 переименовано в «управление по юридическим вопросам». Изменения в трудовые книжки вносятся в порядке, предусмотренном п. 3.2. Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. (по аналогии с записью о переименовании организации, так как отдельного порядка для переименования должности и структурного подразделения не предусмотрено);
– внести соответствующие изменения в личные карточки работников;
– внести изменения в должностные инструкции, если они утверждены в организации.
Подтверждение: ст. 72 Трудового кодекса РФ.
Альтернативный вариант– оформить переименование должностей и структурных подразделений по инициативе работодателя по причинам, связанным с изменением организационных условий труда. В этом случае нужно:
– не позднее чем за два месяца уведомить работников в письменной форме о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений. При отказе работника работать в новых условиях нужно в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, вакантную нижестоящую должность или менее оплачиваемую работу), которую он может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отказе от предложенной работы или если указанная работа отсутствует – оформить увольнение по основанию, предусмотренному п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Далее нужно действовать, как описано выше: издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, заключить с работниками, которые не отказались работать в новых условиях, дополнительные соглашения к трудовому договору, внести изменения в штатное расписание, трудовые книжки и личные карточки работников, должностные инструкции.
Подтверждение: ст. 74, 72, 72.1 Трудового кодекса РФ.
Как оформить кадровые документы при смене наименования структурного подразделения (отдела) организации
Меняется наименование структурного подразделения (отдела) организации. Трудовые функции и наименования должностей работников подразделения не меняются. Какие записи делаются в трудовой книжке? Какие документы нужно составить? Требуется ли заключать дополнительное соглашение с сотрудниками этого отдела?
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ такое условие, как место работы, является обязательным для включения в трудовой договор. Частью четвертой ст. 57 ТК РФ предусмотрено, что в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.
Согласно ст. 72.1 ТК РФ постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем является переводом на другую работу. Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ.
В данном случае планируется изменить условие трудовых договоров о месте работы работников, которым является структурное подразделение, не являющееся обособленным. Изменение наименования подразделения, как следует из вопроса, не сопровождается изменением трудовой функции работников и наименований их должностей. В данной ситуации изменение структурного подразделения не происходит. Ведь сотрудники не переходят на работу в другое структурное подразделение. Поэтому говорить о переводе на другую работу в данном случае нельзя.
Напомним, что по общему правилу, установленному ст. 72 ТК РФ, условия трудового договора могут быть изменены лишь письменным соглашением сторон. Исключение из этого правила составляют только случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.
Одним из таких исключительных случаев является изменение условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. В случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.
В случае спора суд обязательно будет проверять, можно ли было сохранить прежние условия трудового договора. Доказать суду необходимость изменения условий трудового договора вследствие изменений организационных или технологических условий труда должен работодатель (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). При отсутствии необходимых доказательств решение, как правило, принимается в пользу работника (смотрите, например, определение Рязанского областного суда от 22.07.2009 N 33-1214, постановление президиума Московского областного суда от 28.09.2005 N 532, решение Ржевского городского суда Тверской области от 31.05.2005 N 2-149).
Поскольку в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, могут быть изменены любые условия трудового договора, за исключением трудовой функции, то допускается изменение и такого условия трудового договора, как место работы.
Следовательно, если изменение наименования структурного подразделения в рассматриваемом случае связано с изменением организационных или технологических условий труда, такое изменение не требует заключения с каждым работником соглашения к трудовому договору. О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора о месте работы, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ (часть вторая ст. 74 ТК РФ).
В то же время, если причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, в данном случае отсутствуют, следует руководствоваться порядком, предусмотренным ст. 72 ТК РФ. Работодателю необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с каждым работником, в котором следует зафиксировать новое название структурного подразделения.
Предупреждать работников за 2 месяца и ждать истечения этого срока в этом случае не надо.
При изменении наименования структурного подразделения необходимо приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица внести изменения в штатное расписание, так как оно должно содержать перечень структурных подразделений организации (указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С новой редакцией штатного расписания работники должны быть ознакомлены под роспись (часть вторая ст. 22 ТК РФ).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.