Приказ об изменении штатного расписания
Любая организация — живой организм, она непрерывно развивается. Поэтому время от времени возникает необходимость изменить оклад, ввести в новые должности или сократить имеющиеся. В этом случае составляется приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.
Форма Т-3 для штатного расписания
Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Утверждение штатного расписания
Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.
Внесение изменений в штатное расписание
Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.
Правки вносятся в следующих случаях:
Введение новых штатных единиц
Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Коррекция размера окладов или тарифных ставок
Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.
Вывод вакантных должностей и подразделений
Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.
Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.
Сокращение штата
Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.
Переименование должностей в связи с изменением штатного расписания
В связи с изменением штатного расписания переименованы несколько должностей, например, был «водитель-экспедитор», стал «водитель автомобиля». Как это правильно оформить? Происходит ли в данном случае перевод работника с одной должности на другую?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При переименовании должностей без изменения трудовой функции перевода на другую работу не происходит. При переименовании должностей необходимо внести изменения в трудовой договор, штатное расписание, внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Обоснование вывода:
Как правило, название должности меняется одновременно с изменением круга должностных обязанностей. В такой ситуации имеет место перевод работника (ст. 72.1 ТК РФ).
Однако в рассматриваемой ситуации, как следует из вопроса, перечень должностных обязанностей работников, то есть само содержание трудовой функции, не меняется, планируется изменить только названия должностей. Полагаем, что в такой ситуации речь не идет об изменении трудовой функции работников (Обобщение кассационной и надзорной практики Иркутского областного суда по искам о восстановлении на работе за 2007 год и первое полугодие 2008 года).
Тем не менее, как полное изменение названия должности, так и частичное, даже при неизменности содержания трудовой функции работника, является изменением условий трудового договора.
В силу ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается только по заключенному в письменной форме соглашению сторон, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.
Трудовой кодекс РФ устанавливает исключительные случаи, когда допускается изменение условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, согласно ст. 74 ТК РФ по инициативе работодателя допускается изменить любое условие трудового договора, кроме трудовой функции работника, если прежнее условие не может быть сохранено по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (часть вторая ст. 74 ТК РФ).
По смыслу ст. 74 ТК РФ между изменениями организационных или технологических условий труда и необходимостью изменения условий трудового договора должна быть причинно-следственная связь.
В случае возникновения спора на работодателя возлагается обязанность представить доказательства, подтверждающие, что изменение определенных сторонами условий трудового договора явилось следствием изменений организационных или технологических условий труда, например изменений в технике и технологии производства, совершенствования рабочих мест на основе их аттестации, структурной реорганизации производства, и не ухудшало положения работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашения (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
На наш взгляд, довольно трудно представить такие организационные или технологические изменения условий труда, при которых прежнее наименование должности нельзя было бы сохранить. Поэтому, если таких обстоятельств не имеется, работодателю следует предложить работникам заключить с ним письменные соглашения о внесении изменений в условие трудового договора о названии должности.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением N 1, штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Дата вступления в силу измененного штатного расписания должна совпадать с датой, указанной в уведомлении (если название должности меняется в порядке ст. 74 ТК РФ) или в соглашении сторон (если должность переименовывается в порядке ст. 72 ТК РФ).
В соответствии с п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока. Пунктом 3.1 Инструкции предусмотрено, что в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Согласно этому же пункту Инструкции изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конкретной формулировки записи в трудовой книжке в связи с изменением наименования должности, если такое изменение не повлекло изменения трудовой функции работника (должностных обязанностей), Инструкция не предусматривает.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Соловьев Олег
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Не просто название: порядок действий при изменении должности в штатном расписании
Обязательным требованием при разработке и утверждении штатного расписания является присвоение штатным единицам таких наименований должностей, которые указаны в общероссийском классификаторе профессий, должностей и тарифных разрядов ОК 016-94.
Такие же названия вносятся в трудовую книжку при ее заполнении. Переименование должности происходит согласно пунктов Постановлении Госкомстата РФ №1, датированного 05.01.2004.
Когда необходимо изменение?
Необходимость изменения названия должности наступает, когда в тарифно-квалификационный справочник вносятся новые характеристики для тарифных разрядов, а в справочнике должностей служащих, руководства или специалистов появляются новые наименования. Так как прежнее название становится уже некорректным, на его место вводится новое, соответствующее нормативам.
Требование об изменении становится особенно актуальным, когда речь заходит о возможности предоставления определенных льгот работнику, который реально занимается работой, обеспеченную конкретными привилегиями. Но льготу он может не получить из-за внесения в профильные документы несуществующее название должности.
Другими вескими причинами переименования и оформлению изменений в ф. Т-3 (штатное расписание) бывают:
Обязательным условием выполнения требований профстандартов является переименование должностей сотрудников, когда их работа связана с предоставлением ограничений, льгот либо компенсаций. Норма действует согласно ст. 57 ТК РФ
В варианте, когда профстандарт по данной должности еще не утвержден – корректировку наименования необходимо производить в согласно наименованиям из тарифно-квалификационного справочника или классификатора должностей (профессий).
Например, «уборщицу» необходимо переименовать в «специалиста по клинингу», но функционал при этом не поменяется.
С другой стороны, если сотрудник предприятия зачислен и работает на должности, по которой, например, он имеет право на льготную пенсию или сокращенную рабочую неделю – такую должность переименовывать нельзя, хотя работодатель может называть должности по своему усмотрению. В противном случае сотрудник компании потеряет возможность уйти раньше на пенсию, хотя проработал долгие годы во вредных условиях.
Переименование должности рабочего, инженерно-технического работника или служащего без изменения их трудовых функций переводом не является (ст. 72, ч. 1 ТК РФ).
Порядок действий
Для грамотного внесения изменений работодателю важно выдержать определенный алгоритм действий, который будет существенно отличаться в зависимости от вакантности позиции для изменения.
Если на рабочем месте уже работает сотрудник
Довольно сложным путем протекает изменение названия, когда рабочее место невакантное. В этом случае кадровой службой и руководству предприятия или организации необходимо выполнить несколько обязательных стадий процедуры корректировки, вызванной структурными или технологическими изменениями. Алгоритм действий:
Обоснование корректировки и уведомление сотрудника
Согласно действующим статьям Трудового кодекса России название должности является неотъемлемой частью текстовой редакции трудового соглашения с работодателем.
Появившиеся в компании изменения характера производства или его наметившаяся реорганизация являются причинами, побудившими администрацию к действию. Об этом подробно уведомляют работника.
Срок ознакомления сотрудника с переименованием его должности составляет два месяца до запланированной корректировки (ст. 74 ТК РФ). Письменное уведомление, составленное в двух экземплярах, вручается ему под роспись. Доставка может быть осуществлена по почте (с уведомлением) или курьером – на домашний адрес. Образец уведомления может выглядеть так: 
Ознакомление с дополнительным соглашением
Этот этап происходит в случае, если уведомленный администрацией сотрудник согласен на переименование должности, занимаемой ним в этой компании. При этом, новая версия договора не составляется, а в допсоглашение вписываются названия двух сторон, указывается его предмет (изменение названия должности), в завершение документа проставляются подписи с расшифровкой инициалов и дата подписания документа.
В случае несогласия сотрудника на предлагаемые изменения, администрация вправе предложить ему рабочее место с аналогичной оплатой и соответствующее его квалификации или другое свободное место работы, имеющееся в компании. Такое предложение работодатель должен донести до работника письменно, дабы процедура была проведена в соответствии с законом.
Если ни один из предложенных вариантов работнику не подходит – человека можно уволить, но прекращение трудовых взаимоотношений нужно произвести не раньше, чем пройдет 2 месяца с момента уведомления.
Основанием действия является выполнение п. 7 ст. 77 ТК РФ – увольнение за отказ от продления трудового соглашения в связи с изменениями его условий.
Издание приказа
По факту подписания приказа директором вступает в силу новое название должности. Основанием для составления документа является подписанное ранее дополнительное соглашение. Обязательной формы для приказа не существует, но обязательные пункты должны быть:
С приказом, подписанным руководителем компании и зарегистрированным в журнале регистрации приказов, работника также ознакамливают.
Внесение записей в кадровые документы
Введению записей подлежат:
Рабочее место не занято
В варианте, когда переименовывается вакантная должность, процедура происходит проще. После оформления пояснительной записки, обосновывающей корректировку, создается распорядительный акт (распоряжение директора или приказ,) с указанием о внесении запланированных изменений в наименования вакансий. Одни вакантные штатные единицы можно сократить, а другие – ввести. Новое штатное расписание утверждается другим приказом.
Выдерживать двухмесячный интервал между событиями не надо, т.к. никаких нарушений интересов работников нет.
Полезное видео
Посмотрите видео о процедуре изменения должностей в штатном расписании и как правильно это оформить: