Как действовать, если в трудовой книжке пропущена запись
Одним из самых важных документов любого занятого человека является трудовая книжка. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности, так как именно в нем содержится основная информация о трудовой деятельности своего владельца. Иногда возникают довольно неприятные ситуации, когда обнаруживается в бланке трудовой какая-либо ошибка. Поэтому кадровики должны точно знать, что делать, если в трудовой книжке пропущена запись.
Существует специальный перечень правил, регулирующих вопросы, связанные с заполнением и сохранностью трудовых книжек сотрудников организации или предприятия. Эти правила в обязательном порядке должен знать кадровый работник, занимающийся данной работой. Несмотря на все требования, довольно часто трудовые книжки заполняются с грубыми ошибками, пропущенными записями и другими нарушениями.
Что можно сделать, если в трудовой книжке пропущена запись или допущена иная ошибка
Организация производственного документооборота – весьма сложный момент. Сотрудников много, а отдел кадров один. Количество трудовых книжек, находящихся на предприятии, может достигать иной раз нескольких тысяч или десятков тысяч экземпляров. Их заполнением занимаются люди, а не машины, которым, к сожалению, свойственно ошибаться. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении трудовой.
Ошибка на титульной странице
Когда трудовая книжка заполняется впервые, на титульном листе кадровик может неправильно указать фамилию или дату рождения сотрудника, а иной раз даже забывает поставить печать предприятия.
Запись о работе по совместительству
Ныне действующее трудовое законодательство Российской Федерации указывает, что если на предприятии сотрудник работает по совместительству, то его трудовая книжка должна храниться и заполняться исключительно на основном месте работы. Данное правило также частенько забывается.
Ошибки в сведениях о работнике
Иногда работник отдела кадров может ошибиться в записи об образовании сотрудника или неправильно указать занимаемую должность.
Другие нарушения
Каждая из вышеприведенных ошибок имеет индивидуальный порядок исправления, который также указан в перечне правил заполнения трудовых книжек.
Во время проведения первичного заполнения бланка трудовой внимательным быть должен и хозяин книжки. Это связано с тем, что после внесения в нее первичных данных о работнике, он должен проверить, правильно ли они записаны. Если обнаружен пропуск или ошибка, то немедленно затребовать исправления погрешности. Это очень важно. В случае, если ошибка будет обнаружена позже, то исправить ее будет намного труднее.
Что делать при обнаружении ошибки?
Если пропущена запись в трудовой книжке, то в зависимости от события, запись о котором забыли в нее внести, для исправления ошибки могут понадобиться такие локальные акты предприятия:
Если в трудовой книжке была пропущена запись о переводе на другую должность работника, исправить ее можно так:
Пропуск между записями о приеме на работу в трудовой книжке исправляется таким же образом.
Иногда бывает так, что сотрудник отдела кадров в день увольнения работника внес записи об увольнении, поставил свою подпись и печать, а после этого владелец трудовой книжки обнаружил отсутствие определенной записи. В таком случае:
Завершающий этап – сотрудник отдела кадров еще раз записывает свою фамилию, указывает должность, ставит роспись и кадровую печать. Затем знакомит уволенного сотрудника с текущими изменениями.
Внесение пропущенной записи в трудовую книжку
vnesenie_propushchennoy_zapisi_v_trudovuyu_knizhku.jpg
Похожие публикации
В трудовую книжку работника вносится весь его профессиональный путь, история его работы в различных компаниях или у малых предпринимателей. Кадровики или иные ответственные лица должны фиксировать в документе основные этапы трудовой деятельности гражданина, так как от этих сведений зависит его право на пенсионное обеспечение и некоторые социальные преференции. Но на практике так случается не всегда, и тогда требуется внесение пропущенной записи в трудовую книжку.
Где закреплены правила добавления записи
Существует два основных документа, регламентирующих, как нужно заполнять трудовые книжки:
правила по их ведению – постановление Правительства РФ № 225, от 16.04.2003;
инструкция по заполнению ТК – постановление Минтруда РФ № 69, от 10.10.2003.
Однако, в основном, они разъясняют, как исправить существующую запись, а не добавить ту, что была пропущена, «задним числом». Поэтому внесение пропущенной записи в трудовую книжку делается с учетом сложившейся практики делопроизводства, а также общих требований, содержащихся в правилах и инструкции.
Добавить забытую запись может и последний работодатель, к ошибке непричастный, и тот, который ее допустил (п. 27 Правил). Но в первом случае владельцу трудовой книжки нужно документально подтвердить сведения, вносимые в документ. Ни его устное или письменное заявление, ни свидетельские показания не являются достаточным основанием для добавления какой-либо записи (п. 29 Правил). Работнику нужно получить у прежнего работодателя справку, подтверждающую достоверность сведений, которые он просит дописать в ТК. К ней обычно прилагаются копии приказов – о приеме и увольнении владельца трудовой книжки.
Если «забывчивого» работодателя более не существует, или по каким-то иным причинам не удается получить от него справку, сотрудник должен предоставить иные документы, свидетельствующие, что добавляемый факт имел место в его трудовой биографии. Например, убедительными доказательствами служат трудовой договор, судебное решение, приказ об увольнении и т.п.
Как добавить пропущенную запись в ТК работника
Итак, если в трудовой книжке пропущена запись, ее следует внести следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Третий Рим» (ООО «Третий Рим»)
Как внести недостающую или пропущенную запись в трудовую книжку
Для любого работника важен такой документ, как его рабочая книжка. Она несет в себе сведения, которые обязательно понадобятся при установлении стажа и начислении пенсии. Именно поэтому информация в данном документе должна быть полной и достоверной. Заполнение книжки от руки приводит зачастую к некоторым последствиям. Чтобы исправить что-то, нужно полагаться на правила и инструкции. Например, как внести недостающую запись в трудовую книжку? Такого рода вопрос очень распространен. Для ответа на него надо разобраться во всех аспектах, касающихся этого дела.
Заполнение трудовой книжки
Любой документ – это законно сделанные записи, утвержденные уполномоченным лицом. Заполнение трудовой так же ответственно. Для каждой информации в книжке есть специально отведенное место. Все разделы четко регламентируются Трудовым кодексом России.
Работа с трудовой начинается, когда соискатель приходит на работу в компанию. Руководитель, готовый взять человека на вакантную должность, запрашивает у кадрового работника (другого лица) бланк рабочей книжки. Впоследствии сотрудник выплачивает работодателю сумму за предоставленный документ.
В трудовой имеются разделы:
Первоначально оформляется личная информация, которая включает:
В конце титульника необходимо поставить подпись владельца и сотрудника, заполняющего книжку. Также печатью подтверждается вся написанная информация.
Все основные аспекты регистрируются на следующих страницах трудовой:
Здесь есть специальные графы, где вносится фиксирование данных:
Желательно в данном документе не допускать ошибок, но зачастую неточности, недочеты, пропуски случаются в самых различных ситуациях.
Виды ошибок в рабочей книжке сотрудника
Существование и исправление допущенных ошибок прописано в правилах и инструкции. Какие виды ошибок могут допускать лица, заполняющие трудовую?
На основной странице, где пишутся данные сотрудника, нельзя допускать ошибок, так как исправление такого рода неточностей исключено по закону. Когда руководитель или человек, уполномоченный на данные действия, совершает ошибку в титульнике, то бланк книжки можно считать испорченным. В связи с этим идет составление акта, на основании которого уничтожают незаконный документ. Сам акт хранится в специальном деле (папке) у лица, ответственного за данные процедуры. Далее выписывается новый бланк для сотрудника. Расходы на чистую трудовую покрывает работодатель.
Если на других страницах произошла ошибка при написании информации, то здесь закон разрешает вносить определенного вида изменения. Но зачеркивать записи нельзя (исключением является лишь исправление личных данных в связи с изменившимися обстоятельствами). Информация, зафиксированная неверно, должна быть признана недействительной. Это происходит путем внесения новой записи ниже. Нумерация всех написанных данных должна идти поочередно в любом случае. После записи о незаконности информации необходимо сделать верную запись по всем правилам.
Самое сложное бывает исправить ошибку, которая носит характер пропущенной записи:
В этих случаях, если человек пропустил определенную информацию, обязательно нужно сделать соответствующую запись в трудовой книжке.
Перевод сотрудника
Перевод сотрудника на другое место рабочей деятельности – это смена функциональных обязанностей и, возможно, должности. Перевод может быть внутреннего характера и внешнего. Внешним работник переводится в другую компанию, где руководителем является другой человек. Если же перевод внутренний, то он не выходит за рамки организации.
Увольнение происходит в первом случае. То есть для перехода из фирмы в фирму необходимо сделать все процедуры, в том числе и соответствующую запись в книжке работника. Здесь нужно обязательно написать причину увольнения, то есть перевод. Руководитель организации, где будет работать сотрудник, должен прислать письменный документ о желании принять к себе на службу человека. После совещания с данным специалистом при его согласии работодатель настоящей компании отсылает ответное подтверждение. Только после этого работнику оформляют увольнение в связи с переводом в другую фирму.
В случае внутреннего перевода необходимо сделать специальную запись о том, что специалист переходит в другое подразделение. Это является обязательным условием. Также сотруднику нужно дать согласие на данную процедуру. Здесь существуют условия, которые должны способствовать данным изменениям:
Такого рода переход сотрудника должен состояться сразу же после освобождения вакансии на предприятии. Конечно, работник вправе отказаться от перевода, но в этом случае существуют определенные статьи в ТК России, опираясь на которые, работодатель может его уволить. Также на один месяц работника могут перевести без его согласия в особых случаях.
Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку
Если при заполнении сведений о работе была упущена информация о переводе, а следующая запись датируется передним числом, то нельзя признавать предыдущие данные неверными (в связи с правильностью написания). Вполне законным способом является написание пропущенной информации ниже под всеми сделанными до этого записями.
Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).
Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).
Пропуск записи в другой организации
Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.
Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:
По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.
Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.
Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.