Учебные материалы
Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.
Используются так называемые языковые формулы для ясного и лаконичного изложения мотивов, причин и целей официального послания-просьбы, предупреждения, распоряжения, отказа, заверения и др. Соединение в определённой последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа представляет собой изложение мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чём говорится в основной части текста. Для выражения мотивов создания документа используются такие языковые формулы, как в соответствии с…; ввиду …; по причине…; в связи с… Цель создания документа выражается формулами в целях…; во исполнение…
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых позволяет автору реализовать свои цели и намерения. Сообщение выражается глаголами сообщаем, извещаем, уведомляем, ставим Вас в известность. Просьба, требование, распоряжение выражаются глаголами прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляем. Для выражения подтверждения, заявления, напоминания, предупреждения используются глаголы подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем, напоминаем,, предупреждаем. Отказ выражается языковыми формулами: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу.
Функцию ключевых слов выполняют глаголы, которые употребляются в форме третьего лица единственного или множественного числа. Если же автор документа – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного или множественного числа: прошу сообщить, приглашаем.
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору документа необходимо заявлять свою позицию, интерпретируя действия другой стороны. В таком случае используются так называемые модели интерпретации собственной позиции и модели интерпретации действий другой стороны: наши обращения по данному вопросу не привели к желаемым результатам…; данные вами обещания не выполняются…
Помимо языковых формул, в деловом общении используются устойчивые обороты речи: наиболее сложный…; наилучший результат…; произвести проверку…; обеспечить выполнение…; создать необходимые условия…и т.д. Стандартизация официально-деловой письменной речи влечёт за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
5.4.Языковые формулы официальных документов
В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.
За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.
Языковые, формулы — это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Языковые формулы заголовков к тексту
По вопросу о + сущ. в предл. п. По вопросу об организации помощи многодетным семьям
Предлог о + сущ. в предл. п. О проведении научно-технической экспертизы
Языковые формулы обращения
Уважаемый Александр Иванович!
Уважаемая Марина Сергеевна!
Языковые формулы, используемые для выражения
мотивов создания документа
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.
В соответствии с письмом заказчика.
В ответ на Ваш запрос сообщаем.
Согласно решению Департамента образования.
В подтверждение нашего телефонного разговора.
Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо.
причин создания документа
Ввиду чрезвычайных обстоятельств.
Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия.
В связи с проведением совместного семинара по проблеме.
В связи с нарушением сроков доставки товара.
В связи с тяжелым материальным положением.
цели создания документа
В целях усиления охраны государственного имущества.
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес.
В целях согласования сроков проведения конференции.
Во исполнение приказа ректора университета.
Для согласования ряда спорных вопросов.
Для согласования кандидатур.
Информируем Вас о том, что.
Организация извещает о.
Считаем необходимым поставить Вас в известность.
Довожу до Вашего сведения, что.
Назначить на должность.
Утвердить решение Ученого совета Института.
Обязать руководителей структурных подразделений.
Создать комиссию в составе.
Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на.
Назначить расследование по факту.
В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам.
Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области.
По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей кампании и предлагаем ознакомиться с.
Мы можем поставлять Вашей организации.
отказа от предложения
К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине.
Ваш проект отклонен по следующим причинам.
Присланная Вами смета расходов на. не может быть утверждена в силу.
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок.
В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о.
Конфиденциальность информации гарантируется.
Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке.
Соответствующие меры будут приняты.
Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны.
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет.
Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает.
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что Издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие Договора в случае несвоевременного представления рукописи.
Обращаемся к Вам с просьбой.
Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о.
Просим направить в адрес нашей организации сведения о.
Просим выслать каталоги Ваших изделий.
Просим принять меры.
Прошу принять меня на работу на должность.
Приглашаем Вас принять участие в.
Приглашаем Вас стать участником.
Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше предприятие.
Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки.
заключительной части текста
Надеемся получить ответ в ближайшее время.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на продолжение сотрудничества.
Ожидаем Вашего согласия.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Языковые формулы официальных документов. Приемы унификации языка служебных документов.
В унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит комплекс государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам документов, применяемых на всех уровнях управления.
Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты.
Элементы содержания – это структурные части основного текста: обращения, мотивировки, выводы.
Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием. Служебный документ имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.
В типовом формуляре закрепляются:
1)состав обязательных элементов оформления документа;
2)логическая схема документа.
Например, приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Распорядительная часть приказа должна излагаться в повелительной форме и начинаться словом «Приказываю».
Каждый реквизит имеет строго установленный состав сведений и место их расположения. Текстовая часть организационно-распорядительного документа располагается между реквизитами «заголовок к тексту» и «отметка о наличии приложения».
Резолюция на документе датируется и подписывается. Гриф утверждения состоит из слова «Утверждаю», гриф согласования – «Согласовано». Он располагается ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона располагают в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны каждого листа документа.
Стандартизация формы значительно упрощает работу с текстовой документацией.
Деловая письменная речь – одна из форм общения, языковое средство фиксации управленческой, деловой, служебной информации. Формирование официально-деловой письменной речи обусловлено необходимостью документально закреплять административные и правовые отношения.
Способ изложения в деловых документах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных.
Приемы унификации языка служебных документов
Письменный текст – это основная форма современного служебного документа, где текст связан с содержанием документа. Это следует четко себе представлять, так как само понятие «текст» имеет множество значений.
Большое значение имеет и языковой материал. Он используется в элементах оформления документа и во внетекстовых формах передачи информации – чертежах, схемах, диаграммах. Языковой материал выполняет здесь вторичную, ориентирующую функцию.
По способу синтаксиса речи, по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления выделяются следующие типы текстов:
1)традиционная, линейная запись связной речи;
2)трафарет – традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.
При этом фактические сведения могут быть различными. Трафарет представляет собой вид формализованного текста, где заранее предусматриваются и типовая ситуация, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, о сфере его использования.
У анкеты и трафарета есть сходства, но есть и отличия, прежде всего синтаксис самого текста.
1.Анкета – это перечень заранее подготовленных вопросов. Содержание анкеты более дробное, чем трафарета и текст анкеты располагается по вертикали.
2. Еще один тип формализованного текста – таблица. В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Форма текстов документов зависит от информации, содержащейся в ней.
Формализованные типы текстов являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. В унифицированном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.
Унификация удобна с технической точки зрения – компьютеры получают в наше время все большее распространение, и унификация документов упрощает их обработку и удешевляет использование ЭВМ.
Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа – объему, структуре; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка; требования к языку документов.